Подключить почту на Gmail можно через включение двухфакторной аутентификации и создание пароля приложения. Как это сделать, описано в шаге 1 этой инструкции. Если вы знаете, как выполнить эти настройки на стороне Gmail или уже выполнили их, можете сразу переходить к шагу 2, в котором описаны действия на стороне Омнидеска. 

Почту к Омнидеску можно подключить через пересылку и через IMAP. Выберите нужный вам вариант и следуйте инструкциям:

 

— подключение ящика через пересылку:

• при пересылке обращения создаются быстрее, чем при подключении через IMAP, так как письма пересылаются из Gmail в Омнидеск сразу при поступлении;

• вы можете настроить гибкую логику пересылки — например, пересылать в Омнидеск только определенные письма;

• вы можете использовать сторонний SMTP для отправки ответов сотрудников;

• если вы подключаете группу рассылки или псевдоним, то это можно сделать только в варианте подключения через пересылку.

— подключение ящика через IMAP:

• при подключении через IMAP мы стучимся к ящику каждые две-три минуты и стягиваем все новые письма из папки «Входящие».

• если у вас настроена фильтрация на уровне ящика и какие-то письма поступают не в папку Входящие, в Омнидеск они не попадут.

Шаг 1: настройки доступа на стороне Gmail

Включите двухфакторную аутентификацию и создайте пароль приложения для Омнидеска.

1. Откройте настройки вашего Google-аккаунта.

2. Перейдите в раздел «Безопасность» и включите двухэтапную аутентификацию (нужно выбрать дополнительный канал для получения одноразовых паролей: SMS, звонок, приложение от Google и т. п.).

3. Создайте пароль приложения:

а) вернитесь в раздел «Безопасность», перейдите в раздел «Двухэтапная аутентификация» и пролистайте страницу до пункта «Пароли приложений»;
б) на открывшейся странице введите название приложения и нажмите «Создать»;
в) в открывшемся окне скопируйте полученный пароль приложения. 

Используйте этот пароль в поле «Пароль от ящика» в форме подключения имейла в Омнидеске.

Шаг 2: настройте подключение ящика в Омнидеске.

Выберите нужный вам вариант и следуйте инструкциям. Особенности каждого из них мы подробно разобрали в начале статьи. 

— подключение ящика через пересылку

— подключение ящика через IMAP

Подключение ящика Gmail через пересылку

Для этого типа подключения необходимо:

• в интерфейсе Омнидеска указать данные вашего ящика gmail;

• в интерфейсе gmail выполнить настройки пересылки на наш системный адрес, который вы получите в ходе подключения ящика.

1. Настройка пересылки

а. Перейдите в аккаунт администратора в Омнидеске → Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → в опции «Подключить» выберите «через пересылку». Скопируйте указанный системный адрес для пересылки.

б. Перейдите в интерфейс Gmail и укажите полученный адрес для пересылки по пути Настройки (шестеренка) → опция «Все настройки» → подраздел «Пересылка и POP/IMAP»:

в. Перейдите в аккаунт сотрудника в Омнидеске, найдите письмо от forwarding-noreply@google.com и подтвердите пересылку, пройдя по ссылке.

2. Подключение ящика

В аккаунте администратора в Омнидеске пропишите данные вашего ящика. Выберите нужный вам вариант:

— отправка писем через SMTP gmail
— подключение группы рассылки
— отправка писем через сторонний SMTP 

Отправка писем через SMTP gmail

a. Укажите email-адрес и выберите группу, в которую по умолчанию будут попадать поступающие на него обращения;

б. Укажите в полях «Сервер исходящей почты», «Порт» и «Шифрование» следующие значения:

• Сервер исходящей почты: smtp.gmail.com

• Порт: 465

• Шифрование: SSL

В поле «Пароль от ящика» укажите пароль приложения, полученный на шаге 1, и нажмите на кнопку «Подключить».

Подключение группы рассылки

• Подключить группу рассылки могут только пользователи Google Workspace. Стандартный адрес группы вида example@googlegroups.com подключить не получится;

• По аналогии вы можете подключить любой дополнительный адрес электронной почты, который указан у вас в Google Workspace или в настройках Gmail в разделе «Аккаунты и импорт».

1. В поле Email укажите адрес-алиас, а затем через двоеточие — реальный ящик, к которому он относится. Затем укажите данные smtp-сервера gmail и пароль приложения, который вы настроили на шаге 1. Нажмите подключить. 

• Сервер исходящей почты: smtp.gmail.com

• Порт: 465

• Шифрование: SSL

2. Чтобы ответы сотрудников в обращениях, поступивших на адрес группы рассылки, отправлялись от имени этого же адреса, в настройках вашего реального ящика Gmail укажите адрес группы рассылки (или псевдоним почты из Google Workspace) в качестве псевдонима для отправки писем.

а. Кликните по шестеренке → выберите «Все настройки» → перейдите в раздел «Аккаунты» → в блоке «Отправлять письма как» кликните по ссылке «Добавить другой адрес электронной почты».

б. Во всплывающем окне укажите ваше имя и адрес группы рассылки, убедитесь, что чекбокс «Использовать как псевдоним» отмечен, и нажмите кнопку «Далее». Кликните по кнопке «Отправить подтверждение», чтобы получить письмо от gmail-noreply@google.com с кодом и ссылкой для подтверждения на адреса, которые добавлены в группу рассылки.

в. Подтвердить добавление адреса группы рассылки в качестве псевдонима вы сможете как в аккаунте сотрудника на Омнидеске, так и в одном из ящиков, которые включены в группу рассылки.

г. После подтверждения в настройках Gmail выберите, от имени какого электронного адреса будут  отправляться ответы:

Не забудьте настроить пересылку в интерфейсе вашего почтового сервиса, чтобы письма клиентов поступали в Омнидеск.

 

PRO подсказка:

Google автоматически добавляет для всех писем групп рассылки нижний колонтитул, который виден пользователю в истории переписки. 

Чтобы отключить его, перейдите в меню приложений Google → Группы → названию группы → раздел «Настройки группы» → подраздел «Основные настройки» и в блоке «Нижний колонтитул электронных писем» выберите нужные вам настройки:

Настройка стороннего SMTP

Когда вы подключаете STMP вашего почтового сервиса:

• ответы сотрудников добавляются в папку «Отправленные» вашего ящика;

• вы не зависите от нас в плане доставляемости писем.

Но иногда у почтовых сервисов могут быть лимиты на отправку писем с одного ящика или же сервер работать нестабильно. Если хотите полностью контролировать отправку ответов клиентам и смотреть статистику доставляемости, лучший вариант — подключить специализированный SMTP-сервис (Mailgun, Postmark, Sendgrid, Amazon SES и т. д.).

1. Логин стороннего SMTP-сервиса укажите через двоеточие после подключаемого ящика;

2. Укажите данные SMTP-сервера, которые получите в выбранном вами сервисе (сервер исходящей почты, порт, тип шифрования и пароль).

Не забудьте настроить пересылку в интерфейсе вашего почтового сервиса, чтобы письма клиентов поступали в Омнидеск.

Подключение ящика Gmail через IMAP

1. Чтобы Gmail позволил считывать письма через IMAP, в интерфейсе Gmail перейдите по пути Настройки (шестеренка) → опция «Все настройки» → подраздел «Пересылка и POP/IMAP» → в блоке «Доступ по протоколу IMAP» отметьте чекбокс «Включить IMAP»:

2. Чтобы Омнидеск мог подключиться к вашему ящику с помощью IMAP, перейдите в аккаунт администратора → раздел Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → в опции «Подключить» выберите «через POP3 или IMAP».

Укажите email, который планируете подключить, выберите группу, в которую по умолчанию будут попадать поступающие на email обращения, и укажите следующие данные в соответствующих полях:

• Сервер входящей почты: imap.gmail.com

• Порт: 993

• Шифрование: SSL

• Сервер исходящей почты: smtp.gmail.com

• Порт: 465

• Шифрование: SSL

В поле «Пароль почтового ящика» укажите пароль приложения, который вы настроили на шаге 1. Нажмите подключить.