В статье дана инструкция по подключению почты Microsoft — как личной на @outlook.com, @hotmail.com и @live.com, так и корпоративной Exchange Online (Microsoft 365).
Ящик почтового сервиса Microsoft можно подключить через пересылку или по IMAP с авторизацией через Microsoft OAuth. Выберите нужный вам вариант и следуйте инструкциям:
— подключение ящика через пересылку:
- при пересылке обращения создаются быстрее, чем при подключении через IMAP, так как письма пересылаются в Омнидеск сразу при поступлении;
- вы можете настроить гибкую логику пересылки — например, пересылать в Омнидеск только определенные письма;
- для отправки ответов сотрудников можно использовать только сторонний SMTP;
- в случае с личными ящиками outlook / hotmail не обращаемся напрямую к сервисам Microsoft — никакие дополнительные настройки и разрешения на их стороне не потребуются;
- при подключении через пересылку корпоративного ящика могут потребоваться изменения политик безопасности Microsoft 365. Подробнее
Для подключения ящика Microsoft через пересылку вам нужно на стороне своего почтового сервиса настроить пересылку всех или только нужных писем на ваш системный ящик в Омнидеске, а затем в форме подключения канала указать данные вашего ящика и SMTP-сервера, через который вы будете отправлять ответы сотрудников.
— подключение по IMAP через Microsoft OAuth:
- IMAP используется как протокол доступа к почте, а Microsoft OAuth — как способ безопасной авторизации;
- мы стучимся к ящику каждые две-три минуты и стягиваем все новые письма из папки «Входящие». Если у вас настроена фильтрация на уровне ящика и какие-то письма поступают не в папку «Входящие», в Омнидеск они не попадут;
- при подключении вы вводите логин и пароль только на стороне Microsoft — Омнидеск не получает и не хранит пароль от вашего почтового аккаунта;
- доступ предоставляется только к почтовому ящику, а не ко всему аккаунту Microsoft;
- доступ Омнидеск можно в любой момент отозвать в настройках безопасности Microsoft без смены пароля.
Для подключения ящика Microsoft через Microsoft OAuth вам нужно на стороне вашего почтового сервиса дать все необходимые разрешения для доступа сторонних приложений и считывания почты по IMAP, а затем через форму подключения ящика в Омнидеске предоставить доступ к своему почтовому ящику. Такой подход повышает безопасность и полностью соответствует текущим требованиям Microsoft.
Рассмотрим подробнее каждый из вариантов подключения.
Подключение через пересылку
Перед настройкой
В аккаунте администратора Омнидеска перейдите по пути Каналы — Email, нажмите на «Добавить email-адрес» — по умолчанию откроется форма подключения ящика через пересылку. Скопируйте ваш системный адрес — именно на него нужно будет настроить пересылку в интерфейсе Microsoft.
Шаг 1: настройки на стороне Microsoft
— Подключение личного почтового ящика Microsoft
— Подключение корпоративного почтового ящика Microsoft
Подключение личного почтового ящика Microsoft
Эта инструкция описывает подключение ящиков Outlook, Hotmail и live.com.
В настройках почтового ящика Microsoft настройте пересылку на ваш системный ящик в Омнидеске. Сделать это можно по пути Параметры — Почта — Пересылка и IMAP — Пересылка.
Если вы хотите, чтобы не все письма из ящика поступали в Омнидеск как обращения, настройте пересылку на ваш системный ящик в Омнидеске через правила по пути Параметры — Почта — Правила.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Подключение корпоративного почтового ящика Microsoft
Эта инструкция описывает подключение через пересылку ящиков Exchange Online (Microsoft 365).
Для включения пересылки в Microsoft 365 могут потребоваться изменения в политиках безопасности почтового сервиса (Anti-spam outbound policy → Edit Protection settings → Automatic forwarding rules → On – Forwarding is enabled).
Без этих изменений почтовый сервер Exchange Online блокирует автоматическую пересылку писем на внешние адреса.
Указать системный ящик, на который нужно пересылать письма, можно в Центре администрирования Exchange. Перейдите в раздел Почтовые ящики и кликните на пользователя, чей почтовый ящик планируете подключить. В открывшемся окне перейдите по пути Почтовый ящик — Управление переадресацией электронной почты.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Шаг 2: настройки на стороне Омнидеска
1. Перейдите в аккаунт администратора в Омнидеске в раздел Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → в опции «Подключить» выберите пересылку
2. Укажите почтовый адрес в поле «Email-адрес».
3. Укажите данные стороннего SMTP, через который будете отправлять ответы сотрудников. Подробнее
Microsoft не позволяет сторонним приложениям подключаться к своему SMTP через указание логина и пароля. Возможность использовать для отправки ответов сотрудника серверы почтового сервиса Microsoft есть только при подключении ящика по IMAP с авторизацией через Microsoft OAuth.
4. Кликните на «Подключить» — после этого ваш почтовый ящик будет готов к работе.
Подключение по IMAP через Microsoft OAuth
Шаг 1: настройки на стороне Microsoft
— Подключение личного почтового ящика Microsoft
— Подключение корпоративного почтового ящика Microsoft
Подключение личного почтового ящика Microsoft
Эта инструкция описывает подключение ящиков Outlook, Hotmail и live.com.
Подключение почтового ящика через Microsoft OAuth в рамках аккаунта Омнидеск не требует обязательного использования 2FA или Passkey. Авторизация всегда выполняется на официальной странице Microsoft, при этом в Омнидеск передается только токен доступа, а не пароль.
При этом мы рекомендуем включить 2FA или Passkey для повышения общей безопасности аккаунта. Если они активированы, при подключении почтового ящика потребуется пройти дополнительное подтверждение личности.
1. Авторизуйтесь в почтовом ящике Microsoft, который планируете подключать к Омнидеску, в текущем браузере.
2. В настройках почтового ящика Microsoft включите доступ по IMAP. Сделать это можно по пути Параметры — Почта — Пересылка и IMAP — POP и IMAP.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Добавление псевдонима
В личной учетной записи Microsoft можно создать несколько псевдонимов, которые выглядят как обычные email-адреса. Все они работают в рамках одной учетной записи и используют общий пароль.
Псевдонимы не являются отдельными почтовыми ящиками, поэтому для их подключения к Омнидеску необходимо использовать реальный личный почтовый ящик Microsoft. Он должен быть указан как основной в параметрах ящика по пути Почта — Пересылка и IMAP — Псевдонимы электронной почты — Управление основным псевдонимом или его выбор.
Чтобы подключить псевдоним, укажите логин в формате:
- в качестве первой части логина — псевдоним;
- через двоеточие — реальный личный почтовый ящик Microsoft, который указан в настройках как основной псевдоним.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Подключение корпоративного почтового ящика Exchange Online (Microsoft 365)
Эта инструкция описывает подключение ящиков Exchange Online (Microsoft 365). Для подключения такого ящика необходимо выдать все разрешения, которые необходимы для доступа к почте с помощью стороннего приложения.
Перед подключением ящика проверьте его текущие настройки и при необходимости предоставьте недостающие права — для этого нужен доступ в Microsoft 365 Admin Center и Центр администрирования Exchange.
После того как администратор вашего почтового сервера выдаст все разрешения на доступ к ящику через стороннее приложение, для подключения канала понадобится авторизоваться в форме Microsoft и — в случае активной двухэтапной аутентификации — подтвердить личность указанным в настройках способом.
Если настройки на стороне почтового сервера уже выполнены, можете сразу перейти к подключению ящика.
1. В Microsoft 365 Admin Center перейдите в раздел Активные пользователи и кликните на пользователя, чей почтовый ящик планируете подключить. В открывшемся окне перейдите по пути Почта — Управление приложениями электронной почты. В раскрывшемся списке активируйте все чекбоксы и сохраните изменения.
2. В Центре администрирования Exchange: перейдите в раздел Почтовые ящики и кликните на пользователя, чей почтовый ящик планируете подключить. В открывшемся окне перейдите по пути Общие — Управление параметрами для почтовых приложений. В активируйте все доступные опции в списке.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Подключение группы или списка рассылки
Группы типа «Microsoft 365» и «Список рассылки» — это адреса для совместной работы и рассылки писем. Такие группы не являются полноценными почтовыми ящиками — у них нет логина и пароля, поэтому для их подключения нужно использовать реальный корпоративный почтовый ящик Exchange Online.
Общая логика подключения групп или списков рассылок
1. Добавьте реальный корпоративный почтовый ящик Exchange Online в качестве участника и владельца группы или списка рассылки;
Чтобы не захламлять папку «Входящие» других почтовых ящиков вашей организации Microsoft 365, рекомендуем указать единственным владельцем и участником группы тот корпоративный почтовый ящик Exchange Online, через который группа будет подключена к Омнидеску.
2. Настройте параметры группы / списка рассылки таким образом, чтобы письма, отправленные в адрес группы / списка рассылки, доставлялись участнику;
3. Настройте параметры группы / списка рассылки таким образом, чтобы письма, отправлялись от имени группы;
4. Подключите группу / список рассылки к Омнидеску, указав в качестве логина адрес вашей группы или списка рассылки и через двоеточие — адрес вашего реального корпоративного почтового ящика Exchange Online, который вы добавили как участника и владельца группы:
Как это работает
- Обращения в Омнидеск создаются на основе писем, отправленных в адрес группы.
- Ответы сотрудников из Омнидеск отправляются от имени группы, хотя технически для отправки используется SMTP и доступы реального корпоративного почтового ящика Exchange Online — участника группы.
Чтобы избежать дублей обращений, не рекомендуем:
— подключать в качестве канала связи реальный ящик, который вы использовали для подключения группы или списка рассылки;
— использовать один и тот же реальный ящик для подключения разных групп или списков рассылки.
Перед подключением группы или списка рассылки:
- убедитесь, что для реального ящика, который вы планируете использовать для подключения, выданы все необходимые разрешения;
- проверьте текущие настройки группы / списка рассылки и при необходимости предоставьте недостающие права.
Настройки для группы
В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Группы и кликните по названию подключаемой группы. В открывшемся окне перейдите в раздел Параметры:
а) В подразделе Общие параметры активируйте опции:
- Разрешить внешним отправителям посылать сообщения этой группе;
- Отправлять копии бесед и событий группы ее участникам.
б) В подразделе Управление представителями кликните по Изменить управление представителями и укажите опцию «Отправить как» для почтового ящика Exchange Online, при помощи которого планируете подключать саму группу:
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Настройки для списка рассылки
В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Группы и кликните по подключаемой группе. В открывшемся окне в разделе Параметры:
а) В подразделе Изменить управление доставкой активируйте опцию:
- Разрешить сообщения от пользователей из моей организации и из-за ее пределов
б) В подразделе Управление представителями кликните на Изменить управление представителями и укажите в опции Отправить как реальный почтовый ящик Exchange Online, через который вы планируете выполнять подключение:
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Шаг 2: настройки на стороне Омнидеска
1. Перейдите в аккаунт администратора в Омнидеске в раздел Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → в опции «Подключить» выберите Microsoft OAuth.
2. Укажите почтовый адрес в поле «Email-адрес» и кликните в любом месте формы, чтобы Омнидеск определил почтовый ящик. Затем нажмите на «предоставить доступ к почтовому ящику».
3. В открывшемся модальном окне Microsoft необходимо авторизоваться в подключаемом почтовом ящике или, если вы уже сделали это ранее, подтвердить доступ к нему.
После успешного подключения статус кнопки изменится на «доступ к почтовому ящику предоставлен».
4. Выберите, через какой SMTP будут отправляться ответы сотрудников.
Доступны два варианта:
- Microsoft OAuth (вариант по умолчанию) — используется SMTP подключаемого почтового ящика;
- SMTP — позволяет указать параметры любого стороннего SMTP-сервера. Подробнее
5. Кликните на «Подключить» — после этого ваш почтовый ящик будет готов к работе.
Сторонний SMTP
Когда вы подключаете SMTP вашего почтового сервиса:
- ответы сотрудников добавляются в папку «Отправленные» вашего ящика;
- вы не зависите от нас в плане доставляемости писем.
Но иногда у почтовых сервисов могут быть лимиты на отправку писем с одного ящика или же сервер работает нестабильно. Если хотите полностью контролировать отправку ответов клиентам и смотреть статистику доставляемости, лучший вариант — подключить специализированный SMTP-сервис (Mailgun, Postmark, Sendgrid, Amazon SES и т. д.).
1. В поле «Отправка ответов сотрудников через» выберите вариант SMTP.
2. Укажите данные SMTP-сервера, которые получите в выбранном вами сервисе: сервер исходящей почты, порт, логин, пароль и тип шифрования.
Смена типа подключения ящика
Вы можете самостоятельно изменить тип подключения почтового ящика с Microsoft OAuth на пересылку и наоборот.
1. Внесите нужные правки на стороне вашего почтового сервиса:
- для IMAP через Microsoft OAuth — предоставьте необходимые разрешения;
- для пересылки — настройте ее на уникальный системный адрес вашего аккаунта, указанный в форме редактирования ящика.
2. Выберите нужный тип подключения из выпадающего списка.
Microsoft не позволяет подключать ящики к сторонним сервисам по IMAP или POP3 через связку «логин-пароль», поэтому эти два типа подключения использовать не получится.
- для Microsoft OAuth — пройдите авторизацию в ящике, кликнув на «предоставить доступ к почтовому ящику» в форме подключения канала в Омнидеске;
- для пересылки или в случае если хотите использовать сторонний SMTP в связке с Microsoft OAuth — укажите данные SMTP-сервера, которому мы будем передавать письма на отправку.
Настройки на стороне Омнидеска применятся сразу после сохранения.
Ошибки и переподключение ящика
Если по тем или иным причинам соединение с почтовым ящиком Microsoft было потеряно, в шапке аккаунта администратора и сотрудника отображается соответствующее уведомление. В подразделе «Email» раздела «Каналы» такой почтовый ящик выделяется красным цветом, с текстом полученной от почтового сервера ошибки и кнопкой «Обновить».
Причины ошибки подключения
В большинстве случаев причина ошибки понятна из текста ответа почтового сервера. Типовые ситуации:
- Временный сбой на стороне Microsoft
Подключение может не работать из-за временных проблем. В этом случае достаточно подождать и повторить попытку обновить подключение позже. - Ошибка авторизации / отсутствие доступа по IMAP
Проверьте корректность пароля и наличие всех необходимых разрешений для работы со сторонними сервисами.
Если вы меняли настройки безопасности ящика — к примеру, подключали или отключали двухфакторную аутентификацию, Microsoft может сбросить доступ к вашему ящику для сторонних приложений. В этом случае при переподключении потребуется повторная авторизация.
- Отзыв доступа к почтовому ящику
а) Личный почтовый ящик: если выполнить выход из всех устройств в рамках своей учётной записи, Омнидеск потеряет доступ к почтовому ящику.
б) Корпоративный почтовый ящик: если глобальный администратор отзовет активные сессии в консоли Microsoft Entra для почтового ящика Exchange Online либо владелец такого почтового ящика выполнит выход из всех устройств в рамках своей учетной записи, Омнидеск потеряет доступ к почтовому ящику, а также ко всем группам / спискам рассылки, которые были подключены к Омнидеску через него.
Повторное подключение через Microsoft OAuth
Если вы считаете, что причина ошибки устранена, нажмите кнопку «Обновить» — Омнидеск повторно попытается подключиться к ящику через Microsoft OAuth. В некоторых случаях может потребоваться повторная авторизация через форму Microsoft.
- Подключение успешно — кнопка исчезнет, адрес ящика станет чёрным;
- Подключение не удалось — адрес останется красным, выведем текст ошибки, кнопка «Обновить» останется доступна для повторной попытки.