Раньше при переходе на Омнидеск с обычного почтового сервиса у вас было два варианта:
1. Отвечать на все новые письма из Омнидеска, но старую переписку оставить в интерфейсе почты, чтобы сотрудники какое-то время переключались между сервисами, когда нужно проверять прошлые взаимодействия с клиентами;
2. Подключить разработчиков, которые напишут скрипт для переноса писем из почты в Омнидеск через API.
Теперь есть возможность перенести старую переписку из популярных почтовых сервисов (Яндекс.Почта, Gmail, Outlook), чтобы практически бесшовно перейти к работе в Омнидеске, где доступна масса возможностей для удобной совместной работы и автоматизации, которых нет у почтовых сервисов.
Выполнить импорт переписки из почты можно по пути: аккаунт администратора — раздел «Настройки» — подраздел «Импорт данных» — вкладка «Импорт переписки из почты».
Перед выполнением импорта обязательно убедитесь, что в настройках ящика включен доступ по IMAP.
В результате миграции мы перенесём все письма из папки «Входящие» и ваши ответы на них: по каждой цепочке писем в ящике создастся одно обращение в Омнидеске.
Перед запуском импорта нужно определиться с параметрами, чтобы потом было легче ориентироваться в импортированных письмах. Большая часть параметров очевидны, но пару из них рассмотрим подробнее.
Перенести данные за
В этом поле можете указать, письма за какой период нужно перенести в Омнидеск. Если в ящике большое количество писем (более 100 000, учитывается каждое письмо в цепочке, в том числе и ваши ответы), рекомендуем переносить не все данные, а только актуальные — к примеру, за год.
Если всё-таки нужны и более старые письма, то можете разбить импорт на несколько этапов. Сначала перенесите письма за последний год, а затем выберите в настройках сразу два последних года — при повторном импорте уже перенесенные данные будут проигнорированы, а более старая переписка добавится в Омнидеск.
Выставлять статус «закрытое», если переписка старше
Перенос старых писем полезен сотрудникам для просмотра истории общения с клиентом, но обращения, которые создадутся при импорте, не должны отвлекать сотрудников от текущей работы.
Эта настройка позволяет выставить статус «закрытое» для всех обращений или только для созданных по письмам старше указанного значения. Во втором случае обращения, созданные по письмам, пришедшим на ящик раньше указанного значения, получат статусы «открытое» или «в ожидании» в зависимости от последнего ответа в обращении:
последний ответ клиента — статус «открытое»;
последний ответ сотрудника — статус «в ожидании».
В этой настройке мы учитываем дату получения последнего письма в цепочке.
Важно
а) При создании обращений во время импорта мы не прогоняем их через правила автоматизации, уже настроенные в Омнидеске, чтобы избежать ложных срабатываний;
б) Обращения, созданные по импортированным письмам, не учитываются в статистике в аккаунте администратора, так как:
нет возможности отследить, кто именно из сотрудников отправлял ответы;
они могут исказить статистику по обращениям, которые обрабатывались в Омнидеске.