ВОЙТИ

Ответы сотрудников через почту

Последние изменения: 05.06.2018
добавить в избранные

Бывают ситуации, когда сотрудник не находится на рабочем месте, а ответить клиенту нужно срочно. Как раз для таких случаев мы реализовали возможность писать ответы пользователю и обновлять параметры обращения прямо из почтового клиента. Для этого достаточно ответить на письмо-уведомление.

Эта функция позволяет быстро и просто отвечать на обращения из почтового клиента как с ПК, так и с мобильных устройств.

Как работает функциональность

Вы получили письмо-уведомление о входящем обращении или новом ответе пользователя. Чтобы отправить свой ответ и изменить параметры обращения, достаточно нажать «Ответить», написать текст своего ответа, указать команды (если нужно изменить параметры) и отправить ответ через почтовый клиент.

Рассмотрим два примера, чтобы было понятнее.

а) Поступило уведомление, и мы хотим ответить пользователю с планшета через почтовый клиент. Пишем ответ и отправляем:

180d7f739b8f3e50ad585703c74e9388.png

б) Поступило уведомление, и мы хотим: ответить пользователю, назначить другого сотрудника ответственным, добавить заметку и выставить статус «открытое». Пишем ответ и указываем под ним дополнительные параметры:

0faec4d94594e62a7fb34bf64abddacd.png

Дополнительное удобство заключается в том, что можно использовать любой почтовый клиент, который вы предпочитаете. То есть для вас это привычная и удобная среда.

Какие доступны команды

  • @открытое — не нужны дополнительные данные
  • @в ожидании — не нужны дополнительные данные
  • @закрытое — не нужны дополнительные данные
  • @спам — не нужны дополнительные данные
  • @корзина — не нужны дополнительные данные
  • — не нужны дополнительные данные
  • @ответственный — полное имя или email-адрес сотрудника
  • @тема — любой текст, который заменит текущую тему
  • @копия — email-адрес, можно и несколько штук через запятую
  • @скрытая копия — email-адрес, можно и несколько штук через запятую
  • @метки — можно и новые метки через запятую
  • @заметка — любой текст, который преобразуется в заметку

а) Если есть ответ, команды нужно прописывать под ним.

б) Каждую команду нужно указывать с новой строки.

в) Между командой и значением должен быть только один пробел.

г) Если команда указана верно, а значение — нет, то мы игнорируем команду.

д) Если команда указана неверно, она воспринимается как часть вашего ответа.

Прочие моменты

1) Мы проверяем, чтобы сотрудник отвечал с того адреса, на который было отправлено письмо-уведомление. Если адрес верный, сканируем содержание письма и выполняем нужные действия.

2) Из ответа сотрудника вырезаем весь текст отправленного ранее уведомления, которое обычного добавляется почтовыми клиентами в виде цитаты.

3) Email-адрес, с которого ответ сотрудника отправляется пользователю, берём из параметров обращения.

4) Команды @тема, @копия и @скрытая копия выполняются до отправки, иначе от их использования было бы мало пользы. Соответственно, если вы изменяете тему, ваш ответ отправляется пользователю с новой темой